Was tun, wenn Sie ein falsches W-2-Formular erhalten

Hier finden Sie eine Anleitung, was zu tun ist, wenn Ihr W-2 falsch ist und ungenaue Informationen meldet, selbst wenn Ihr Arbeitgeber in Konkurs gegangen ist oder sein Geschäft aufgegeben hat.

Es kommt häufiger vor, als Sie vielleicht denken: Sie erhalten Ihr W-2 und bereiten sich darauf vor, Ihre Steuern zu zahlen, und dann bemerken Sie, dass die dort angegebenen Löhne falsch zu sein scheinen. Sie vergleichen noch einmal Ihre eigenen Unterlagen und stellen fest, dass die Informationen tatsächlich falsch sind. Sie müssen die Situation in Ordnung bringen, und zwar schnell, denn die Uhr tickt auf die Steuererklärungsfrist zu.

Zum Glück haben Sie ein paar Optionen und die Regeln und Richtlinien sind ziemlich schwarz-weiß. Hier erfahren Sie, was Sie über den Erhalt eines falschen W-2 wissen sollten, einschließlich der Frage, wer für die Reparatur verantwortlich ist und wie Sie Strafen vermeiden können.

Kontaktieren Sie Ihren Arbeitgeber

Stellen Sie sicher, dass die Informationen auf Ihrem W-2 wirklich fehlerhaft sind. Manchmal weichen die angezeigten Beträge geringfügig von den Beträgen ab, die auf Ihrer letzten Gehaltsabrechnung des Jahres angegeben sind. Das W-2 kann Anpassungen des steuerpflichtigen Einkommens oder steuerfreie Vorteile beinhalten. Wenn Sie Fehler festgestellt haben, besteht der erste Schritt darin, Ihren Arbeitgeber (in der Regel die Personal- oder Gehaltsabrechnungsabteilung) zu kontaktieren, um ihn auf das Problem aufmerksam zu machen und ihn aufzufordern, Ihnen bis Ende Februar ein neues, korrektes W-2-Formular zuzusenden .

Wenn Sie Steuern elektronisch einreichen, korrigieren Sie die ursprünglich eingegebenen W-2-Informationen, sobald Sie ein korrektes W-2 erhalten. Es besteht keine Verpflichtung, das W-2C-Formular einzusenden, wenn Sie es elektronisch einreichen, da der IRS eine Kopie vom Arbeitgeber erhält. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Informationen aus Formular W-2C eingeben und füllen Sie dann die Steuererklärung wie gewohnt aus.

Notiz

Obwohl es keine bestimmte Frist gibt, sollten Arbeitgeber Fehler im Formular W-2 korrigieren und so schnell wie möglich ein W-2C-Formular senden. Die Strafe für die Einreichung eines falschen W-2-Formulars bei der Social Security Administration (SSA) erhöht sich mit der Zeit.

Wenden Sie sich an das IRS

Wenden Sie sich an das IRS, wenn es erhebliche Ungenauigkeiten gibt oder wenn Sie befürchten, dass Ihr Arbeitgeber zu Unrecht Bundeseinkommens- und Beschäftigungssteuern einbehält oder diese nicht einbehält. Das IRS wird die Angelegenheit direkt untersuchen.

Sie können die gebührenfreie Nummer 1-800-829-1040 anrufen oder ein Steuerberatungszentrum aufsuchen. Das IRS sendet Ihrem Arbeitgeber einen Brief mit der Anweisung, innerhalb von 10 Tagen eine korrigierte Version herauszugeben.

Sie können Ihre Steuererklärung mit Formular 4852, dem „Ersatz für Formular W-2“, unter Angabe der Ihrer Meinung nach korrekten Höhe des Lohns und der Quellensteuer einreichen. Das IRS wird Sie über diese Option informieren, wenn Sie Kontakt mit ihm aufnehmen. Wenn Sie dieses Formular verwenden, müssen Sie auf Ihre Gehaltsabrechnungen verweisen.

Notiz

Wenn Sie sich an das IRS wenden, stellen Sie sicher, dass Sie nicht nur Ihre Steuerdaten haben, sondern auch den Namen und die vollständige Adresse Ihres Arbeitgebers oder Zahlers, einschließlich Postleitzahl, Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN), falls bekannt, und Telefonnummer.

Wenn Insolvenz das Problem ist

Wenn Ihr Arbeitgeber in Konkurs gegangen ist oder sein Geschäft aufgegeben hat, gibt es möglicherweise eine andere Möglichkeit, das Problem zu lösen. Nach Angaben des IRS ist es für einen Mitarbeiter in diesem Fall manchmal möglich, sich direkt an das Insolvenzgericht zu wenden. Der Insolvenzverwalter kann möglicherweise ein korrigiertes W-2 vorlegen, anstatt dass der Mitarbeiter das Formular 4852 verwenden muss.

Wenden Sie sich an das Insolvenzgericht in Ihrer Nähe, wenn Sie sich in dieser Situation befinden. Fragen Sie, wie Sie den Treuhänder kontaktieren können, der den Insolvenzfall Ihres früheren Arbeitgebers betreut, und wenden Sie sich dann an ihn, um ihm Ihr Problem zu schildern.

Fehler mit anderen Informationen

W-2-Fehler beschränken sich nicht nur auf Einkommens- und Quellensteuerdifferenzen. Die Schreibweise Ihres Namens, eine Namensänderung aufgrund einer Heirat oder Scheidung, Ihre Adresse oder Ihre Sozialversicherungsnummer (SSN) können ebenfalls falsch sein, aber das lässt sich normalerweise viel einfacher beheben.

Es dürfte ein Leichtes sein, Ihren Arbeitgeber zu bitten, Ihren Namen oder Ihre Sozialversicherungsnummer zu korrigieren, obwohl Sie wahrscheinlich einen Nachweis über Ihre Nummer vorlegen müssen.

Notiz

Das Unternehmen berechnet Ihnen möglicherweise eine geringe Gebühr für ein Ersatzformular W-2, wenn der Fehler darauf zurückzuführen ist, dass Sie dem Unternehmen beim Ausfüllen und Absenden Ihres Formulars W-4 zu Beginn des Arbeitsverhältnisses falsche Identifikationsdaten mitgeteilt haben.

Was eine falsche Adresse angeht: Sie sind möglicherweise umgezogen, seit Sie für diesen Arbeitgeber gearbeitet haben, und Sie haben es versäumt, Ihre Daten gegenüber dem Unternehmen zu aktualisieren. Dies ist normalerweise ein Problem, das leicht gelöst werden kann. Sie können das Formular W-2 zusammen mit Ihrer Steuererklärung einreichen, solange Ihre korrekte und aktuelle Adresse auf Ihrem Formular 1040 angegeben ist. Sie sollten Ihren Arbeitgeber jedoch über die Änderung informieren.

Das Fazit

Ein einfacher menschlicher Fehler oder Computerfehler kann oft die Ursache für den Erhalt eines falschen W-2 sein. Wenn der Fehler sowohl vom Arbeitnehmer als auch vom Arbeitgeber rechtzeitig behoben wird, kann der Fehler korrigiert und die korrekten Steuerzahlerinformationen ohne Angst vor einer Strafe an das IRS übermittelt werden.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie einen Buchhalter brauchen, der Ihnen hilft, weil Ihr W-2 falsch ist, suchen Sie nach einem registrierten Vertreter, einem zertifizierten Wirtschaftsprüfer oder einem Steueranwalt. Diese Fachleute können in Ihrem Namen mit dem IRS sprechen, ohne dass Sie physisch anwesend sein müssen.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Was passiert, wenn ich ein korrigiertes W-2 erhalte, nachdem ich meine Steuern mit einem Formular 4852 eingereicht habe?

Wenn das korrigierte W-2 und das Formular 4852 dieselben Informationen enthalten, müssen Sie nichts unternehmen. Wenn sich das korrigierte W-2 vom Formular 4852 unterscheidet, müssen Sie eine geänderte Steuererklärung, Formular 1040-X, mit dem neuen W-2 einreichen.

Wie lange muss ein Arbeitgeber ein W-2 senden?

Arbeitgeber müssen W-2-Formulare bis zum 31. Januar einsenden.

Was passiert, wenn mein W-2 die falsche Adresse hat?

Wenn Sie Ihr W-2 mit allen korrekten Informationen bis auf die Adresse erhalten haben, ist es in Ordnung, Ihre Steuern beim W-2 einzureichen. Wichtig ist, dass Ihre Adresse in Ihrer Steuererklärung korrekt ist.