So füllen Sie Ihr W-4-Formular aus

Der IRS hat das W-4-Formular erheblich aktualisiert, um das Ausfüllen zu vereinfachen und Ihnen mehr Kontrolle über Ihre Quellensteuer zu geben. Erfahren Sie, wie Sie es abschließen.

Der Internal Revenue Service (IRS) passt seine Steuerformulare gelegentlich an und hat dies mit dem Formular W-4 im Steuerjahr 2020 getan, um den Steuerzahlern das Ausfüllen zu erleichtern. Beispielsweise können Sie auf dem Formular keine persönlichen Freibeträge mehr geltend machen, indem Sie eine bestimmte Anzahl von Freibeträgen eingeben, z. B. einen Freibetrag für sich selbst oder null.

Mit dem aktualisierten Formular W-4 hat der IRS viele seiner komplexen Arbeitsblätter durch Fragen ersetzt. Und die Antworten, die Sie geben, sollen Ihnen dabei helfen, die für Ihre persönliche Situation besten Informationen einzugeben. Im Folgenden gehen wir die Änderungen und das Ausfüllen des W-4-Formulars durch.

Wichtige Erkenntnisse

• Der IRS hat das Formular W-4 für das Steuerjahr 2020 und die kommenden Jahre neu gestaltet. Sie müssen diese Version des Formulars ausfüllen, wenn Sie eine neue Stelle antreten oder Änderungen an Ihrer Quellensteuer vornehmen möchten.

• Das neue Formular ist einfacher auszufüllen und enthält zwei Arbeitsblätter, die Ihnen dabei helfen sollen, Ihre Quellensteuer so perfekt wie möglich zu gestalten.

• Es kann sein, dass Ihnen mehr Geld als nötig einbehalten wird, wenn Sie mehr als einem Job nachgehen oder wenn Sie verheiratet sind und Ihr Ehepartner berufstätig ist. Sie können dies auf Ihrem Formular W-4 anpassen.

• Möglicherweise möchten Sie Ihrem Arbeitgeber ein neues Formular vorlegen, wenn Sie eine große Veränderung in Ihrem Leben erleben, die sich auf die Höhe der Einkommensteuer auswirken könnte, die Sie am Ende des Steuerjahres voraussichtlich schulden werden.

Was ist das W-4-Formular?

Das IRS stellt ein W-4-Formular zur Verfügung, das Ihrem Arbeitgeber anhand der vom IRS bereitgestellten Einbehaltungstabellen mitteilt, wie viel er in jedem Zahlungszeitraum von Ihrem Gehalt einbehalten muss. Die Idee besteht darin, die Quellensteuer genau richtig zu halten, damit Sie am Ende des Jahres kein Vermögen an Steuern schulden oder eine ungewöhnlich hohe Rückerstattung erhalten. Dies könnte passieren, weil zu viel einbehalten wurde, sodass der IRS den Überschuss das ganze Jahr über behielt und Ihnen das Geld nun zinslos zurückerstattet.

Die vielleicht bedeutendste Änderung des Formulars ist die Streichung bestimmter Freibeträge für zusätzliches Einkommen, Abzüge und Steuergutschriften, die zuvor die Höhe Ihrer Quellensteuer bestimmten. Aufgrund des Steuersenkungs- und Beschäftigungsgesetzes von 2017 wurden persönliche Steuerbefreiungen jedoch aus dem Steuergesetz gestrichen, und Freibeträge und Steuerbefreiungen gingen Hand in Hand.

Notiz

Trotz der Änderungen wird Ihr Arbeitgeber die einbehaltene Einkommenssteuer weiterhin in Ihrem Namen auf einer umlagefinanzierten Basis an den IRS weiterleiten, sodass Sie nicht im Unklaren über die einbehaltenen Beträge stehen.

Viele Arbeitgeber geben die Informationen in Ihre Gehaltsabrechnungen ein, und Sie erhalten nach Abschluss des Steuerjahres ein Formular W-2 mit den Gesamtbeträgen, damit Sie diese Informationen in Ihre Steuererklärung eingeben können.

Die 5 Schritte zum Ausfüllen Ihres W-4

Das 2024-Formular W-4 enthält auf der ersten Seite fünf Schritte, gefolgt von einer Seite mit Anweisungen und zwei Seiten mit Arbeitsblättern. Es müssen lediglich die Schritte eins und fünf ausgefüllt werden. Die Schritte zwei bis vier sind zusätzlichen Informationen gewidmet, die sich in bestimmten Situationen auf die Höhe Ihrer Quellensteuer auswirken können.

Ihr Einbehalt basiert ausschließlich auf dem Standardabzug für Ihren Anmeldestatus und den für Ihr Einkommen geltenden Steuersätzen, wenn Sie in den Schritten zwei bis vier keine zusätzlichen Informationen angeben.

Schritt 1: Geben Sie persönliche Daten ein

Der erste Schritt ist ziemlich einfach. Hier geben Sie Ihren Namen, Ihre Adresse und Ihre Sozialversicherungsnummer ein. Der einzige knifflige Teil könnte darin bestehen, Ihren Anmeldestatus anzugeben. Sie benötigen einige Kenntnisse darüber, was die einzelnen Maßnahmen bedeuten und wofür Sie sich qualifizieren. Sie haben hier bei 1(c) drei Möglichkeiten:

• Ledig oder verheiratet und Einreichung einer separaten Steuererklärung

• Verheiratet und reicht eine gemeinsame Steuererklärung ein oder qualifizierte(r) Witwe(r)

• Haushaltsvorstand

Notiz

Sie müssen unverheiratet sein, mindestens einen unterhaltsberechtigten Angehörigen haben und mehr als die Hälfte Ihrer Haushaltskosten bezahlen, um Anspruch auf den vorteilhaften Status als Haushaltsvorstand zu haben. Wenden Sie sich an einen Steuerberater, wenn Sie glauben, dass Sie dafür in Frage kommen.

Schritt 2: Mehrere Jobs oder Arbeiten des Ehepartners

Sie müssen Schritt zwei nur dann abschließen, wenn einer dieser Umstände auf Sie zutrifft:

• Sie haben zwei oder mehr Jobs inne

• Sie sind verheiratet, Ihr Ehepartner ist berufstätig und Sie beabsichtigen, eine gemeinsame Steuererklärung einzureichen.

Der IRS empfiehlt Ihnen, in diesen Situationen den online bereitgestellten Quellenschätzer zu verwenden, um den genauesten Quellensteuerbetrag zu berechnen. Oder Sie können das Arbeitsblatt auf Seite drei verwenden, aber das IRS sagt, dass Sie nicht beides tun sollten. Das Ergebnis beider Optionen wird in Schritt vier übernommen.

Markieren Sie das Kästchen unter 4(c), wenn hier nur zwei Jobs betroffen sind: Sie gehen zwei Jobs nach, oder Sie und Ihr Ehepartner gehen jeweils einem Job nach. Dies weist Ihren Arbeitgeber darauf hin, dass die übliche Quellensteuer für Ihren Bewerbungsstatus halbiert werden sollte, und führt im Allgemeinen nur dann zu einer annähernd korrekten Quellensteuer, wenn alle Stellen ungefähr gleich viel verdienen.

Notiz

Stellen Sie sicher, dass Kästchen 4(c) auf allen W-4-Formularen angekreuzt ist, die an alle anderen Arbeitgeber ausgehändigt werden.

Schritt 3: Anspruch auf Angehörige geltend machen

Hier teilen Sie Ihrem Arbeitgeber mit, wie viele Angehörige Sie unterstützen. Mehr unterhaltsberechtigte Personen können einen geringeren Quellensteuerabzug bedeuten, wenn Sie in Ihrer Steuererklärung den Kinderfreibetrag oder den Freibetrag für andere unterhaltsberechtigte Personen geltend machen.

Multiplizieren Sie die Anzahl Ihrer anspruchsberechtigten Angehörigen mit dem entsprechenden Dollarbetrag, der in jeder Zeile angezeigt wird, und geben Sie die Gesamtsumme ein, damit Ihr Arbeitgeber diese Informationen bei der Berechnung Ihrer Quellensteuer berücksichtigen kann. Sie können diesen Abschnitt überspringen, wenn Sie keine Angehörigen haben.

Schritt 4: Weitere Anpassungen

In diesem Abschnitt kann Ihr Arbeitgeber drei weitere Situationen berücksichtigen, die sich auf Ihren Quellensteuerbetrag auswirken könnten. Sie können in 4(a), 4(b) und/oder 4(c) Dollarbeträge eingeben, wenn Sie unter drei Umständen mehr oder weniger von Ihrem Gehalt einbehalten möchten.

Die 4(a): Verwenden Sie 4(a), wenn Sie möchten, dass Ihr Arbeitgeber zusätzliche Steuern einbehält, weil Sie andere Einkommensquellen haben (keine Jobs als Arbeitnehmer), von denen keine Steuern einbehalten werden. Denken Sie an Kapitalerträge oder Altersvorsorgeleistungen. Geben Sie die Höhe des Einkommens ein, das Sie aus diesen Quellen erhalten.

Die 4(b): Verwenden Sie 4(b), um Ihre Quellensteuer so auszurichten, dass sie andere Steuerabzüge als den Standardabzug widerspiegelt, den Sie bei der Einreichung Ihrer Steuererklärung geltend machen möchten. Vielleicht planen Sie stattdessen eine Einzelaufstellung oder Sie sind berechtigt, über den angegebenen Betrag hinausgehende Abzüge für Dinge wie Studentendarlehenszinsen oder bestimmte Rentenbeiträge zu fordern. Sie sollten in dieser Situation weniger von Ihrem Gehalt einbehalten, um diese Ausgaben zu decken, die Ihr zu versteuerndes Einkommen bei der Vorbereitung Ihrer Steuererklärung um Dollars reduzieren.

Notiz

Das IRS stellt auf Seite drei ein Arbeitsblatt zu Abzügen zur Verfügung, das Ihnen als Orientierung dienen soll. Berechnen Sie damit, wie viel Sie bei 4(b) eingeben sollten, um ein möglichst genaues Ergebnis zu erzielen.

Die 4(c): Sie können Ihren Arbeitgeber bitten, zusätzliches Geld gemäß 4(c) einzubehalten, ohne zu erklären, warum Sie dies tun möchten. Geben Sie einfach ein, wie viel zusätzliches Geld Sie pro Zahlungszeitraum einbehalten möchten. Dies kann sinnvoll sein, wenn Sie nebenbei Geld verdienen, das nicht der Quellensteuer unterliegt, etwa als unabhängiger Auftragnehmer, und Sie möchten, dass Ihr Arbeitgeber nicht in diese Informationen eingeweiht wird.

Sie können in diesem Abschnitt auch eine vollständige Befreiung von der Quellensteuer beantragen, wenn Sie die Voraussetzungen dafür erfüllen. Schreiben Sie einfach EXEMPT in das leere Feld am Ende dieses Abschnitts, das unter 4(c) erscheint. Sie gelten nicht als befreit, wenn Sie das Wort an einer anderen Stelle des Formulars eingeben.

Notiz

Sie müssen bis zum 15. Februar eines jeden Jahres ein neues Formular W-4 ausfüllen und einreichen, um weiterhin eine Befreiung von der Quellensteuer zu beantragen. Es verlängert sich nicht von einem Jahr auf das nächste, wenn Sie diesen Schritt nicht unternehmen.

Schritt 5: Hier unterschreiben

Dies markiert Ihren letzten Schritt. Unterzeichnen und datieren Sie das Formular an den angegebenen Stellen und reichen Sie es bei Ihrem Arbeitgeber ein.

Dinge, die Sie beim Ausfüllen Ihres W-4 beachten sollten

Verschiedene andere Faktoren können sich auf den korrekten Betrag der Einbehaltung Ihres Gehalts auswirken, und Sie sollten diese beim Ausfüllen Ihres Formulars W-4 berücksichtigen. Die Verwendung des IRS-Quellensteuerschätzers wird auch in diesen Situationen empfohlen:

• Sie haben nicht vor, das ganze Jahr über zu arbeiten, oder Sie treten gegen Ende des Jahres eine neue Stelle an und waren vorher nicht angestellt.

• Sie haben letztes Jahr eine überraschend hohe Steuerrückerstattung erhalten oder waren dem IRS bei der Abgabe Ihrer Steuererklärung einen erheblichen Betrag geschuldet. Beides könnte darauf hindeuten, dass Ihr vorhandenes Formular W-4 nicht korrekt ist.

• Sie möchten nicht, dass Ihr Arbeitgeber weiß, dass Sie nebenbei arbeiten. Sie möchten bei 4(c) lediglich einen zusätzlichen Quellensteuerabzug eingeben, ohne den Grund hierfür zu erläutern.

Zurückhalten oder nicht zurückhalten

Mit dem aktuellen Formular W-4 haben Sie weitgehende Kontrolle darüber, wie viel Steuern von Ihrem Gehalt einbehalten werden. Sie könnten versucht sein, dies auszunutzen und Ihre Einbehalte zu reduzieren, weil Sie mit hohen monatlichen Ausgaben zu kämpfen haben und jeden Cent brauchen. Denken Sie sorgfältig nach, bevor Sie diesen Weg einschlagen.

Erstens können Sie eine vollständige Befreiung von der Quellensteuer nur dann beantragen, wenn Sie im vergangenen Jahr keine Bundessteuer geschuldet haben und auch im Jahr 2024 voraussichtlich keine Steuerschulden haben werden. Andernfalls schulden Sie dem IRS möglicherweise nach Jahresende eine hohe Steuerzahlung, wenn Sie behaupten, von der Steuer befreit zu sein, diese Regeln aber nicht einhalten. Möglicherweise schulden Sie auch eine Geldstrafe.

Notiz

Ihre Steuerschuld für das Vorjahr finden Sie in Zeile 24 Ihres Formulars 1040 für 2023. Vergleichen Sie Ihren voraussichtlichen Verdienst im Jahr 2024 mit dem Standardabzug für Ihren Steuerstatus in diesem Jahr. Sie sind nicht von der Steuer befreit, wenn Ihr Einkommen höher ist.

Zweitens kann es beim Steuern ein großes Problem darstellen, Ihr Formular W-4 so auszufüllen, dass Ihre Quellensteuer minimiert wird. Der IRS wird das gesamte Geld, das Sie nicht einbehalten haben, in einem Pauschalbetrag verlangen, wenn Sie Ihre Steuererklärung einreichen. Wenn diese Steuern nicht einbehalten werden, bedeutet das nicht, dass Sie sie letztendlich nicht schulden. Es ist wahrscheinlich viel weniger schmerzhaft, in jedem Zahlungszeitraum einen kleinen Teil Ihrer Steuerrechnung durch Quellensteuer einzubehalten.

Wann Sie ein neues W-4-Formular ausfüllen müssen

Sie müssen kein neues W-4-Formular ausfüllen, nur weil der IRS das Formular neu gestaltet hat, zumindest nicht, wenn Sie immer noch denselben Job haben. Ihr Arbeitgeber wird in diesem Fall weiterhin Ihr Formular W-4 aus der Zeit vor 2020 zur Berechnung Ihrer Quellensteuer verwenden. In einigen Situationen möchten Sie dies jedoch möglicherweise tun:

• Sie erleben eine große Veränderung in Ihrem Leben, z. B. eine Heirat, die Geburt eines Kindes, den Verlust eines Angehörigen, die Rückkehr zur Schule oder den Kauf eines Hauses.

• Sie übernehmen einen zusätzlichen Job oder einen Nebenjob, der möglicherweise eine Anpassung Ihrer Quellensteuer auf einem neuen Formular W-4 rechtfertigt.

• Sie hören auf, einer Nebentätigkeit nachzugehen, oder Ihr Ehepartner tut dies.

• Sie beginnen, zusätzlich zu Ihrem Gehalt oder Lohn irgendeine Form von Altersvorsorge zu beziehen.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Soll ich auf meinem W-4-Formular eins oder null angeben?

Sie können auf Ihrem W-4 keine Freibeträge wie eins oder null mehr geltend machen, da der IRS das Formular neu gestaltet hat. Sie können jedoch eine Befreiung vom Quellensteuerabzug beantragen, wenn Sie im letzten Jahr keine Einkommensteuer geschuldet haben und im laufenden Jahr voraussichtlich keine Steuerschulden zahlen werden. Seien Sie jedoch gewarnt: Wenn Sie diese Qualifikationsregeln nicht einhalten, könnten Sie dem IRS bei der Einreichung Ihrer Steuererklärung eine sehr hohe Steuerschuld schulden, und Ihnen könnten auch Strafen auferlegt werden.

Hat die Tatsache, dass ich Student bin, Auswirkungen auf mein W-4-Formular?

Nur weil Sie Student sind, sind Sie nicht von der Steuerpflicht befreit, obwohl Sie möglicherweise von der Quellensteuer befreit sind, wenn Sie nur geringfügige oder gar keine Einkünfte haben. Und wenn Sie ein W-4-Formular ausfüllen und es Ihrem Arbeitgeber vorlegen, erhalten Sie möglicherweise ein paar nette Steuergutschriften und -abzüge. Sie können diese berücksichtigen und Ihre Quellensteuer entsprechend anpassen.

Hat die Tatsache, dass ich Student bin, Auswirkungen auf mein W-4-Formular?

Nur weil Sie Student sind, sind Sie nicht von der Steuerpflicht befreit, obwohl Sie möglicherweise von der Quellensteuer befreit sind, wenn Sie nur geringfügige oder gar keine Einkünfte haben. Und wenn Sie ein W-4-Formular ausfüllen und es Ihrem Arbeitgeber vorlegen, erhalten Sie möglicherweise ein paar nette Steuergutschriften und -abzüge. Sie können diese berücksichtigen und Ihre Quellensteuer entsprechend anpassen.

Wo bekomme ich ein W-4-Formular?

Ihr Arbeitgeber wird Ihnen ein Formular W-4 aushändigen, das Sie ausfüllen müssen, wenn Sie eine neue Stelle antreten. Sie können einfach eines anfordern, wenn Sie Änderungen an dem Dokument vornehmen möchten, das Sie bereits beim Unternehmen hinterlegt haben.