Bürobedarf und Bürokosten auf Ihre Unternehmenssteuern

Abzug von Büromaterial und Bürokosten, die neue, einfachere IRS-Regel für die Abrechnung anstelle von Abschreibungen und wo Sie Ihre Steuererklärung abgeben müssen.

Es ist wichtig, den Unterschied zwischen Betriebskosten und Bürokosten zu kennen, da diese Kosten in Ihrer Gewerbesteuererklärung unterschiedlich behandelt werden und sich unterschiedlich auf Ihre Gewerbesteuern auswirken. Vorräte werden in der Regel während des Steuerjahres verbraucht oder verbraucht und umfassen Artikel wie Stifte, Papier und Druckerpatronen. Büroausgaben hingegen beziehen sich häufig auf größere, langlebigere Gegenstände wie Möbel oder Computer, die mit der Zeit an Wert verlieren können.

Wichtige Erkenntnisse

• Büroartikel sind traditionelle Büroartikel wie Stifte, Hefter und Büroklammern.

• Auch Hausmeister- und Reinigungsmittel, Rechnungen und Kaufbelege, Papierhandtücher und Plastikutensilien gelten als Bürobedarf.

• Bürokosten sind die anderen Ausgaben, die für den Betrieb eines Büros anfallen, wie z. B. Website-Dienste, Internet-Hosting-Gebühren, Desktop-Computer, Laptops, iPads und Tablets.

• Sie können Büromaterial oder Büroausstattung in Ihrer Gewerbesteuererklärung absetzen, wenn Sie nachweisen können, dass es sich dabei um „normale und notwendige“ Geschäftsausgaben und nicht um persönliche Ausgaben handelt.

• Einige Bürogeräte können als Eigentum aufgeführt sein. Dabei handelt es sich um Eigentum, das sowohl für geschäftliche als auch für private Zwecke genutzt werden kann, und Sie dürfen den für geschäftliche Zwecke genutzten Teil abziehen.

• Sie können 100 % der Kosten für Büromaterialien und -materialien, die Sie vorrätig haben und im Laufe des Jahres verbraucht haben, absetzen.

• Sie können Betriebsvermögen (einschließlich Bürovermögen) abziehen, das 2.500 USD oder weniger kostet.

Was sind Büroartikel?

Bürobedarf sind die traditionellen Büroartikel wie Stifte, Hefter, Büroklammern, USB-Sticks und Druckertintenpatronen, die von Mitarbeitern aufgebraucht werden. Im Bürobedarf sind außerdem enthalten:

• Aufzeichnungsmaterialien wie Rechnungen und Kaufbelege

• Hausmeister- und Reinigungsbedarf

• Toilettenpapier

• Orte zur Aufbewahrung von Vorräten, z. B. Reparaturschränke und Schließfächer

• Pappteller, Papierhandtücher und Plastikutensilien

• Getränke für den Pausenraum der Mitarbeiter

Das IRS berücksichtigt auch das Porto für Bürobedarf, große Portomengen für den Versand von Produkten werden jedoch anders klassifiziert (in den Kosten der verkauften Waren, wie unten beschrieben).

Was sind Bürokosten?

Bürokosten sind die sonstigen Kosten, die mit der Führung eines Büros verbunden sind. Diese Ausgaben werden für den Bürobetrieb verwendet und werden daher oft als „Bürobetriebskosten“ bezeichnet.

Zu den Bürobetriebskosten zählen:

• Website-Dienste, Cloud-Dienste (wie Dropbox oder iCloud)

• Internet-Hosting-Gebühren und Website-Wartung, Domain-Namen, monatliche Kosten für Apps (wie Dropbox)

• Software, einschließlich webbasierter Software wie QuickBooks-Produkte

• Desktop-Computer, Laptops, iPads und Tablets

• Bürotelefone und Bürotelefonanlagen

• Handykosten für Mitarbeiter

Einige kostenintensivere Büroausgaben werden tatsächlich zu Geschäftsausstattung, und diese werden als Vermögenswerte kategorisiert und abgeschrieben (über einen bestimmten Zeitraum als Aufwand erfasst).

Notiz

Wenn Sie ein Heimbüro haben, müssen Sie möglicherweise einige Bürogeräte auf andere Weise abrechnen, um die private Nutzung von der geschäftlichen Nutzung zu trennen. Beispielsweise ist Ihr Telefon zu Hause nicht abzugsfähig, Ferngespräche für geschäftliche Zwecke hingegen schon. Weitere Einzelheiten finden Sie in diesem Artikel über Abzüge für Privatunternehmen.

Persönliche Nutzung von Büromaterial und Ausgaben

Um Büromaterial oder Büroausstattung in Ihrer Gewerbesteuererklärung abzuziehen, müssen Sie nachweisen können, dass es sich dabei um „normale und notwendige“ Geschäftsausgaben und nicht um persönliche Ausgaben handelt. Persönliche Ausgaben sind keine Geschäftsausgaben und können nicht abgezogen werden. Wenn Sie beispielsweise den Bürokopierer und den Ordner verwenden, um ein Schulzeugnis für Ihr Kind zu erstellen, handelt es sich hierbei um einen persönlichen Gebrauch, und diese Kosten sollten bei Ihrer Gewerbesteuererklärung nicht berücksichtigt werden.

Einige Bürogeräte können als Eigentum aufgeführt sein. Dabei handelt es sich um Eigentum, das sowohl für geschäftliche als auch für private Zwecke genutzt werden kann. Wenn Sie beispielsweise einen von Ihrem Unternehmen gekauften Videorecorder besitzen und ihn sowohl für geschäftliche als auch für private Videos verwenden, müssen Sie gute Aufzeichnungen führen, um die geschäftliche und private Nutzung zu trennen, und Sie können nur die geschäftliche Nutzung abziehen.

Mobiltelefone, Computer und Drucker gehören nicht mehr zum gelisteten Eigentum, Sie sollten jedoch dennoch Aufzeichnungen führen, die geschäftliche und private Nutzung trennen, und nachweisen können, dass Sie diese Gegenstände mehr als 50 % der Zeit für geschäftliche Zwecke genutzt haben.

Büromaterial und Spesen: Was Sie abziehen können

Sie können 100 % der Kosten für Büromaterialien und -materialien, die Sie vorrätig haben und im Laufe des Jahres verbraucht haben, absetzen. Sie können auch die Kosten für Briefmarken und Portogebühren sowie das im Laufe des Jahres in Frankiermaschinen verbrauchte Porto abziehen. Um Büromaterial in Ihrer Gewerbesteuererklärung abzuziehen, müssen Sie alle folgenden IRS-Regeln erfüllen:

• Sie führen keine Aufzeichnungen darüber, wann sie verwendet werden.

• Sie führen keine Bestandsaufnahme dieser Artikel durch.

• Durch den Abzug dieser Posten wird Ihr Einkommen nicht verzerrt (mit anderen Worten, Sie nehmen nicht so viele Abzüge vor, dass Ihr Einkommen viel geringer ausfällt, als es sonst der Fall wäre).

Notiz

Abzugsfähig sind nur die Kosten für Betriebsstoffe und Materialien, die im laufenden Jahr verbraucht wurden. Mit anderen Worten: Sie können nicht einfach am Ende des Jahres eine große Menge Kopierpapier kaufen und es in diesem Jahr als Ausgabe betrachten, da es unmöglich ist, alles im Laufe des Jahres zu verbrauchen. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Steuerberater, wie Sie den Betrag für diese Ausgabe ermitteln können.

Abzug vs. Abschreibung von Bürokosten

Früher mussten alle Betriebsvermögenswerte (Gegenstände, die länger als ein Jahr genutzt wurden) mit einem Wert von mehr als 500 US-Dollar abgeschrieben werden. Die Abschreibung ist eine Möglichkeit, die Kosten eines Betriebsvermögens über die Lebensdauer dieses Gegenstands zu verteilen. Jedes Jahr ziehen Sie den entsprechenden Jahresanteil der Kosten ab.

Der IRS verfügt über eine neue, einfachere Methode, um kleinere Kostenaktiva als Aufwand zu erfassen, anstatt sie abzuschreiben. Ab 2016 können Sie Unternehmensvermögen (einschließlich Bürovermögen), das 2.500 US-Dollar oder weniger kostet, abziehen. Dazu gehören Software und Software-Suites, Laptops, Tablets, Smartphones und andere kleinere Elektronikgeräte. Zu den Kosten, die Sie ausgeben können, gehören die Kosten für den Kauf und die Einrichtung des Artikels.

Um die Kosten dieses Postens als Abzug zu berücksichtigen, müssen Sie den Posten in Ihrem Buchhaltungssystem auch als Aufwand behandeln.

Wenn Büromaterial, Ausgaben oder Ausrüstung mehr als 2.500 US-Dollar kosten, werden diese zu abschreibungsfähigen Vermögenswerten, und Sie müssen diese Vermögenswerte abschreiben (die Kosten über die Zeit verteilen) oder gemäß Abschnitt 179 des Internal Revenue Code die gesamten Kosten des abschreibungsfähigen Vermögenswerts sofort abschreiben das Jahr, in dem Sie es in Betrieb genommen haben.

Führung von Aufzeichnungen zum Nachweis von Abzügen

Sie müssen Ihre Geschäftsunterlagen nicht jedes Jahr zusammen mit Ihrer Gewerbesteuererklärung an das IRS übergeben, aber Sie müssen über gute Unterlagen verfügen, um die Büromaterialien und Bürobetriebskosten nachzuweisen, die Sie als Abzüge oder Abschreibungen berücksichtigen.

Lieferungen in anderen Geschäftskategorien

Bürobedarf in den Herstellungskosten der verkauften Waren

Verbrauchsmaterialien, die Sie in einem Lager oder für den Versand von Produkten verwenden, unterscheiden sich von den Verbrauchsmaterialien, die Sie in Ihrem Büro verwenden. Die Betriebsstoffe und Materialien, die Sie zur Herstellung von Produkten verwenden, sind in den Herstellungskosten der verkauften Waren enthalten. Die Kosten der verkauften Waren sind eine Berechnung in Ihrer Gewerbesteuererklärung, die Ihre Bestandsveränderungen im Laufe des Jahres und alles, was Sie für die Herstellung und den Versand von Produkten an Ihre Kunden ausgeben, berücksichtigt.

Zu den Herstellungskosten der verkauften Waren gehören:

• Verbrauchsmaterialien, die physisch Teil des von Ihnen verkauften Artikels werden, werden im Rahmen der Berechnung in den Lagerbestand einbezogen

• Verbrauchsmaterialien, die Sie zum Versenden von Produkten verwenden, wie Verpackungsmaterialien, Versandband und Etiketten

Bürobedarf und -ausrüstung in den Startkosten

Wenn Sie sich im Rahmen Ihrer Unternehmensgründung mit Büromaterial eindecken und Bürogeräte, Computer und Software kaufen, müssen Sie über diese Kosten eine gesonderte Aufzeichnung führen. Gründungskosten müssen in der Regel abgeschrieben werden, Sie können jedoch im ersten Geschäftsjahr bis zu 5.000 US-Dollar an Gründungskosten und bis zu 5.000 US-Dollar an Organisationskosten übernehmen.

Bürobedarf und Spesen in Ihrer Gewerbesteuererklärung

Zeigen Sie für Einzelunternehmer und Einzelgesellschafter-LLCs Büromaterial in der Kategorie „Büromaterial“ von Anhang C in Zeile 18 an. Sie können Büroausgaben unter 2.500 US-Dollar in diese Kategorie aufnehmen oder Büroausgaben heraustrennen und mit „ „Sonstige Ausgaben“ in Zeile 27a.

Bei Personengesellschaften und LLCs mit mehreren Mitgliedern zeigen Sie diese Ausgaben im Abschnitt „Sonstige Abzüge“ des Formulars 1065 (Zeile 20) an. Sie müssen eine separate Erklärung beifügen, in der die verschiedenen in dieser Position enthaltenen Abzüge aufgeführt sind.

Für Unternehmen geben Sie diese Ausgaben im Abschnitt „Andere Abzüge“ des Formulars 1120 an. Zuerst müssen Sie eine Erklärung mit den Abzügen beifügen und dann den Gesamtbetrag in Zeile 26 unter „Andere Abzüge“ angeben.